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L’outil collaboratif bouscule dans l’entreprise le système des organisations : de l’organisation pyramidale aux réseaux. Déferlante des années 2000, les outils numériques ont bouleversé les comportements sociaux des collaborateurs. De nouveaux modèles s’imposent dorénavant à 180° des pratiques des 50 dernières années. L’entreprise doit trouver de nouvelles voies organisationnelles pour répondre à ces nouveaux besoins d’échanges sociaux en réseau, plus indépendants, plus humains.
Dans cet entretien croisé entre Frédéric Patry, fondateur de DIGITAL B2B Conseil et Sophie Gerlin, en charge du marketing de WIMI, mettent en évidence le prisme du collaboratif en entreprise sur ses trois leviers : les PRATIQUES, l’OUTIL et l’accompagnement au CHANGEMENT.
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L’économie et les modes de vie évoluent. Les entreprises sont globalisées, les services de plus en plus complets et les horaires de disponibilité des entreprises élargis. De leur côté, les collaborateurs sont mobiles et équipés pour vivre en mobilité. Ils mêlent l’usage personnel et l’usage professionnel de leurs équipements. Les frontières entre la vie professionnelle et la vie personnelle sont de plus en plus floues. Les usages collaboratifs, très développés dans la sphère privée notamment par les services collaboratifs et des réseaux sociaux, doivent alors trouver leur résonnance en entreprise pour s’adapter aux exigences du monde du travail et aux nouveaux modes de vie des collaborateurs.
Frédéric : Comment répondez-vous à ces évolutions sociétales des comportements en entreprise ?
Sophie : Wimi propose une solution intégrée pour faire entrer le collaboratif en entreprise. Wimi réunit dans le même outil tous les services essentiels au travail collaboratif : groupes de discussions, partage de document, gestion de tâches, synchronisation d’agendas, organisation de réunion, chat et vidéo conférence. Wimi est en phase avec les nouveaux modes de gestion de projets. Les ‘channels’ ouvrent des espaces de discussion thématiques entre les collaborateurs et fluidifient les échanges.
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Ces nouvelles pratiques collaboratives créent des craintes des DSI qui voient se multiplier les initiatives individuelles et non contrôlées. Les solutions de stockage, les outils de prise de note, les sauvegardes externes… sont autant de risques pour la confidentialité et la sécurité des données de l’entreprise. L’enjeu pour l’entreprise est alors de constituer une approche globale qui réunit tous les services désirés par les collaborateurs en un outil convivial et simple à prendre en main.
Frédéric : L’enjeu de la maîtrise et de la sécurisation est clef dans la mise en oeuvre d’un outil collaboratif. Quels sont les éléments clefs d’un outil performant ?
Sophie : Côté utilisateurs, Wimi offre une valeur ajoutée à l’entreprise en termes de ressources humaines. Wimi est un service apprécié des équipes qui leur offre la sécurisation de leur travail – toujours sauvegardé dans le cloud – et la flexibilité de pouvoir travailler d’où ils le souhaitent quand ils le souhaitent. Wimi, disponible sur plateforme web, en synchronisation sur les postes de travail en ligne ou hors connexion, et sur les appareils mobiles, est la réponse idéale aux besoins de mobilité et de flexibilité. Les données de l’entreprise sont disponibles à distance et permettent aux collaborateurs d’y accéder à tout moment, de travailler à distance, d’avoir toujours accès aux informations essentielles et de rester en contact avec leurs équipes et partenaires. Wimi est personnalisable à l’image de l’entreprise (logos, couleurs) qui renforce ce sentiment d’appartenance et l’image de l’entreprise vis-à-vis de ses partenaires externes. Un outil collaboratif bien assimilé dans l’entreprise est un atout RH qui permet de retenir les collaborateurs en améliorant la qualité de leur environnement de travail et d’attirer les talents en leur proposant les moyens modernes et attractifs pour organiser leur activité.
Côté DSI et DRH, Wimi dispose d’une sécurisation des données et le contrôle centralisé. Les données sensibles de l’entreprise sont ainsi centralisées sur des serveurs sécurisés . La gestion des droits d’accès est à la fois facile à configurer et assez précise pour maitriser à tout moment la pertinence des accès aux informations octroyés, mais également pour gérer l’arrivée et la sortie des collaborateurs. Wimi est en partenariat avec le prestataire OVH qui a récemment salué la qualité de l’infrastructure mise en place. Les serveurs sont situés en France
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L’information circule mieux, la réalisation des projets est accélérée. L’accès aux informations est facilité dans l’entreprise et tous les membres des équipes sont synchronisés. L’usage des outils change subtilement les méthodes de travail et améliore la collaboration en interne comme avec les partenaires externes.
« J’observe que nous sommes plus ouverts et transparents avec nos clients, Wimi contribue à cette évolution. C’est très apprécié des clients. » confie un client Wimi, Grégoire Bourgeois, Directeur Général Adjoint de l’agence de communication Terre de Sienne
Il ne faut pas négliger le facteur de changement apporté par la mise en place d’un outil collaboratif. Cette dernière doit se faire par étapes et commencer par les collaborateurs les plus favorables aux changements et aux nouvelles technologies. Ils deviennent naturellement les ambassadeurs de la solution, facilitent l’adoption par les autres collaborateurs et transmettent leur expérience et les bonnes pratiques au sein de l’organisation. Ainsi l’adoption par l’entreprise se fait graduellement et de manière organique. Les gains de productivité liés à l’utilisation de l’outil apparaissent progressivement au sein de toutes les équipes et l’outil devient un vecteur de la réussite des projets.
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DIGITAL B2B vous accompagne dans la mise en oeuvre de pratiques et d’outils collaboratifs de l’expression de besoin à son lancement interne. pour en savoir+
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